2010年08月31日

無駄な会議から時間を守る方法

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Hide And Seek / emilio labrador

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※よい子はマネしないでね。

ビジネスHowTo本やライフハックの流行に乗って、「会議の効率アップ術」や「ファシリテーション入門」みたいな本が世間に出回っていますが、それでも無駄な会議は多いものです。

「なぜこの会議に呼ばれたのか理由がわからない
「とりあえず全員参加させてるけど、半数は寝てるよ……」

なんてひどい会議もチラホラ……。

寝てるだけでお給料がもらえることには何の文句もありませんが、そんな会議に時間を奪われたせいで本来の仕事が締め切りに間に合わなかったりするのは困ります。

上司に向かって「私に何を期待してこの会議に呼んだのでしょうか。必要がなさそうなので仕事に戻ります」なんて言ってしまえばカッコイイかもしれませんが、上司との関係が悪くなれば、無駄な会議時間以上のロスが待っているでしょう。

上司のメンツを適度に立てつつ、無駄な会議に時間を奪われないようにする方法をご紹介します。

って、みんな一度はやったことがあると思いますけどね。
上司のメンツを立てつつ、無駄な会議に時間を奪われないようにする方法、それはズバリ内職です。

ないしょく【内職】(名)(3)俗に、授業・会議の席で、隠れて行う他の作業。(大辞林)


みんなやってるよね? やってない?
私だけ? そんなことないでしょー。

みんなやってる(?)内職。
私が考えている内職のポイントを挙げます。

事前にアジェンダや資料などで会議の内容を把握しておく。

「無駄な会議だ」と判断しているということは、会議の内容は把握していると思います。意味がある会議であっても、議論に参加する必要がない(できない)議題が混ざっていることがあります。これもスキマ時間です。内職すると決めたら徹底的に活用しましょう。

会議室に行く時間を調整する

「会議は5分前着席」といいますが、あまりに早く会議室に着くと座る場所の選択が難しくなります。誰もいない状態から後ろに座るとやる気のなさがバレバレです。あまりに遅いと、前に席があるのに後ろに座ったことが強調されてしまいます。
目立たずに良い席を取るためには、早過ぎず、遅過ぎず、ちょうど良いタイミングで会議室になだれ込みましょう。勝負は一瞬です。

準備をする

会社でノートPCを割り当てられている人なら、PCを持ち込むだけで内職のし放題です。会議室に無線LANがないようなら、必要なファイルをあらかじめダウンロードしておきましょう。

電源の確保も重要です。会議室のコンセントのありかを把握し、近くの席に座りましょう。コンセントが少ないようなら“微妙な空気リスク”を取ってでもコンセントの近くの席を取りに行く必要があります。

また、作業によっては内職に適したものや適さないものがあります。いくらなんでも会議中に取引先と電話はできませんよね。タスクリストとスケジュールを確認し、あらかじめ内職できるタスクの目星をつけておきましょう。タスクのコンテキストに「○月○日の会議」といれちゃえば良いんですよ。

ノートPCを持ってない場合はできる作業が限られますが、できないわけではありません。タスクリストを印刷しておけばリストの整理ができますし、参考資料が少ない検討事項であれば、ノートとペンだけでも事足ります。

デスクトップのパソコンを割り当てられていたころ、ビジネス本を要約したメルマガや英語のコラムを印刷してノートに挟んでいました。が、これは仕事じゃないですね。

会議の内容を確認する

たとえ自分が呼ばれた意味がわからなかったとしても、結論ぐらいは理解しておかないとマズイ。会議のまとめだけはしっかり聞いておきましょう。また、議事録があるなら、読んでおきましょう。

良心を押し殺す

会議の場でまったく関係ない作業ををするのは気が引けるかもしれません。
しかし、こちらだって無駄な会議で時間を奪われているんです。

ここは良心を押し殺し、仕事に専念しましょう。

良心が痛みます?
そんなあなたに魔法の呪文を贈ります。

寝るよりマシ


まとめ


発言しない(できない)会議ほど無駄なものはないと思います。

Find the meaning of my life.にて「反逆児の仕事術」シリーズがありますが、この内職ネタも似たような位置づけでしょうか。どう考えても王道ではありません。

王道は「どうしたら無駄な会議がなくなるか」や「会議の生産性を上げるにはどうしたらよいか」を考えることです。

みんなが内職したり寝てたりするような会議を続けていたら、組織全体のモチベーションがグングン低下するでしょう。危険な兆候だと考えるべきです。

そのあたりをよく理解した上で、必要に応じて活用しましょう。

自分が会議を招集するときは、参加者が内職しないような会議運営をしたいものですね……。
posted by でーすけ at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ライフハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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