2010年04月11日

メールハック棚卸し(6) 役目を終えたメールを最小限の手間で管理する

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UkeiG 2009 Registration Folders / ukeig

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今回も、まずは復習から。

同じメールであっても、役目を終えたかどうかで重要度が異なります。選択と集中の観点から、以下のような管理区分ができます。

・まだ役目を終えていない重要なメールはしっかり管理する。
・役目を終えたメールについては、最小限の管理ですませる。

今回は「役目を終えたメール」のお話。

役目を終えたメールとは、書かれている内容がすでに過去のものとなったため、重要性が低くなったメールです。会議の招集依頼メール(もう会議は終わった)、仕事の依頼メール(すでに対応済み)などが挙げられます。

いっそ消してしまう、という選択肢もあるのですが、ハードディスクに余裕があるのなら無理に消す必要はないと思います。もしかすると似た仕事を他の人に依頼したいときに、過去のメールを参考にするかもしれません。似た会議を主催することになり、通知先を参考にしたくなるかもしれません。「参考文献」としての役目が残っているのです。

もう一つ、「判断ミス対策」としての役目も残っています。
メールハック棚卸し(2) メールチェックの2Step化で脱線を防ぐ」でも書いたように、1通あたり2秒そこそこで判断しているので、たまに判断をミスることもあります。必要なメールを消してしまうと、あとあと面倒ですからね。

残された役目が「参考にする」と「判断ミス対策」ですから、再利用の可能性はかなり低くなります。費用対効果を考えると「ほとんど何もしない」ぐらいの管理手法が好ましいでしょう。

検索フォルダの活用


管理のために何もしないのであれば、探すときに何か、すなわち検索をすることになります。

再利用の頻度が低いので、その都度検索ダイアログを開いてもかまわないのですが、楽をしたいのであれば、検索フォルダがオススメです。

検索フォルダとは、検索の条件(キーワード、検索する範囲)を保存し、その結果をフォルダのように表示する機能です。OutlookやThunderbirdなどに実装されています。Beckyや秀丸メールなどにも実装されていますね。

活用例として、私がよく使うパターンを挙げておきます。

(1)特定の企業とのやりとりをまとめる
会社のアドレスって全社員おなじドメインを使っていることがほとんどですよね。

たとえば「らくらぼ(株)」という会社があったとして、ドメインが「@rakulab.jp」だった場合、「差出人、宛先、Cc、Bccに@rakulab.jpを含む」という検索条件で検索フォルダを作っておけば、らくらぼ(株)とのメールでのすべてのやりとり(送信、受信)がこの検索フォルダに含まれます。

簡単な設定でとっても便利。超オススメ。

(2)特定の部署とのやりとりをまとめる
特定の部署とのやりとりをまとめる場合、ドメインでは見分けられませんので、部署のメンバー全員のアドレスをすべて併記しちゃいましょう。

または特定部署とのメールを受信した時に自動的にラベル(Outlookだと分類項目)をつけておくようにフィルタの設定をしておき、そのラベルで検索フォルダを作っても良いと思います。

もちろん、ラベル付けは手作業じゃないですよ。受信時にフィルタで自動的につけましょう。手間をかけるところじゃないです。楽しましょ。

(3)同じプロジェクトのメールをまとめる
いくつかのプロジェクトを抱えていて、それぞれからのメールをさばかなければいけない人の場合、プロジェクト名で検索フォルダを作るといいですね。プロジェクト名、商品名、プロジェクトコード、愛称など、同じプロジェクトに対していくつかの名前がついているかもしれませんが、すべて併記しましょう。

この場合、タイトルだけでは判断できないことが多く、本文を含めて検索したくなりますが、本文検索では検索フォルダの更新に時間がかかってしまいます。前述のようにラベルや分類項目をあらかじめつけておけば、検索が高速化されます。

(4)メールのアクションごとにまとめる
今回のテーマの「役目を終えたメール」とはすこし目的が異なりますが、前回の役目を終えていないメールの管理も検索フォルダで可能です。

具体的には、スター、ラベル、フラグ、分類項目などの目印をあらかじめメールにつけておき、その条件で検索フォルダを作ることになります。

私のメールソフトには、「要返信」とか「要作業」というラベルを検索する検索フォルダがありますよ。

まとめ


最小限の管理で必要なメールを見つけやすくする方法として「検索フォルダ」の話をしました。わざわざフォルダ管理をする必要がなく、また検索の手間を減らせる点がオススメなのですが、実はこの「検索フォルダ」は、うまく使うと非常に便利な機能です。

……非常に便利な機能なんですが、今回のテーマにそって書くと、「別に普通にフォルダで分けても構わないんじゃない?」と思われそうですね。機会を見つけて、普通のフォルダ管理と検索フォルダでの管理の違いを掘り下げてみます。
タグ:メール
posted by でーすけ at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ライフハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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