2010年04月04日

メールハック棚卸し(5) 役目を終えていない重要なメールを集中管理する

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ROYGBIV / SC Fiasco

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まずは前回の復習から。

同じメールであっても、役目を終えたかどうかで重要度が異なります。選択と集中の観点から、以下のような管理区分ができます。

・まだ役目を終えていない重要なメールはしっかり管理する。
・役目を終えたメールについては、最小限の管理ですませる。

今回は「役目を終えていない重要なメール」のお話です。

役目を終えていないメールとは、書かれている情報に重要性があるメールです。あとで読み返す可能性が高いものなので、見つけやすくなるような管理をしておくと、トータルで考えたときに効率的になります。

具体的な手法について、3通りほど紹介しますね。

1.オープンアイテム用フォルダ(スター、タグ、ラベル等)にまとめる


GoogleカレンダーやToodledoなど、情報ごとに格納するシステムが別に準備されている人向けです。Inbox ZEROを実践している人、と書いた方が分かりやすい?

上記エントリーではアクションをはぎ取られたメールは即アーカイブ行きとしていますが、私はオープンアイテム用にフォルダを準備したり、スターやタグぐらいはつけておいた方がいいと思っています。というのも、いざその案件の対応をするときに、メールの原文を読み直すことが多いからです。

1案件に付き1メールぐらいであれば、本文ごと別システムに格納してしまえば良いと思うのですが、案件によっては依頼事項の修正・追加が多かったり、メールベースで議論が発生することなどもあります。

すべてのメールを別システムに追記するのは面倒です。案件がクローズするまでは、メールを探しやすい状態にしておいた方が良いと思います。

2.案件ごとにフォルダを作成する


これは1.の発展版です。オープンアイテム用フォルダの中身が多すぎて探すのが大変な場合、グループ分けをしてフォルダで分けておくといいと思います。

フォルダ分けと書くと「どんなフォルダを準備したらいいだろう……」なんて身構えてしまうかもしれませんが、案件がクローズするまでの間だけの話ですので、あまり考え込まず、必要に応じて適当に作りましょう。

3.アクションで分類する


これは前にもチラッと紹介したThe Inbox Makeoverのことです。仕事の依頼や打ち合わせの連絡のほとんどがメールで行われている職場は多いと思います。それであれば「メールの管理=ToDo・スケジュールの管理」にしてしまえ、という発想ですね。

これだけでタスクやスケジュールを管理するには機能不足な面もありますが、管理するべきタスクやスケジュールが少ない人や、高機能なツールに疲れた人には良いと思います。

ちなみに、私はこの方法で管理しています。ただ、もう少ししっかりとしたToDo管理の必要性を感じ始めたので、近々別の方法に移行するかもしれません。


繰り返しになりますが、役目を終えていないメールは読み直す可能性が高いです。
読み直す可能性が高いのであれば、あらかじめ探しやすい工夫をしておくことで楽になります。

今回は3通りほど紹介しましたが、人によって事情が異なるでしょうし、応用例は他にもあると思います。工夫の手間、探し出す手間、読み直す可能性を加味して、トータルで楽な方法を見つけたいですね。
ラベル:メール
posted by でーすけ at 06:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ライフハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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